1. 背景介绍

深入开展管理提升活动,是国务院国资委为增强中央企业对内、外部复杂环境变化的应对能力,落实党中央、国务院对中央企业参与国际竞争、增强国家整体实力的要求和进一步提升中央企业管理水平,夯实企业发展基础的重要举措。

当今信息技术的应用已渗透到企业管理的各个环节,加强管理信息化,大力实施信息化“登高计划”,把管理信息化作为提高企业管理水平的一项战略性措施,将对于加强企业管理、降低运行成本以及推动流程再造、组织变革和管理创新等方面,发挥出重要的作用。

在这样的大背景环境下,华北电力设计院发电工程事业部认真贯彻上级公司针对管理提升活动的安排和部署,按照勘测设计“做强做精”的总体要求,把通过全面实施设计管理平台作为促进设计管理提升的工作重点。


2. 系统概况

发电工程事业部自2003年以来,就曾进行过经营生产管理系统的建设实践,也取得了不错的成效。但是随着计算机软硬件及网络技术的进步、数据库技术的发展,原有管理系统已经不再适用,不能很好的促进管理提效,主要有以下几方面的问题:

1、编程技术落后,后期维护工作量大;

2、数据录入主要依靠计划工程师,工作量大,及时准确性差;

3、功能单一,无法满足发电经营生产流程优化、资源配置优化的要求;

4、与公司其他系统没有关联的接口, 经营生产数据变成信息孤岛。

基于以上问题,2011年在上级公司领导的大力支持下,发电工程事业部展开了设计管理平台的研发工作。该管理系统整体分为:生产项目管理、经营管理、综合办公、三标管理、科标业项目、人力资源、个人中心、领导查询、系统管理等9个核心模块。

该系统自2011年8月份开工以来,11年内完成了以上核心模块的开发、安装调试工作;从2012年开始推广使用,并且在使用过程中,又对平台进行不断的优化完善工作。


3. 价值分析

设计管理平台的实施根本目标是为了满足企业战略和战术两个层面目标实现的需要,解决设计管理过程中存在的各种问题,提高企业的整体管理水平,提升核心竞争能力。

1. 战略层面:

以发达国家工程公司现有水平为参照,加快与国际先进技术接轨的步伐,围绕企业的核心业务,加快以系统化、集成化、智能化应用系统集成工作为主线的信息化建设,整合、提升与建立应用系统,提高企业总体效益,提升企业管理水平和核心竞争能力。在各项工作中全方位、全过程应用信息技术,首先建成以网络为支撑,专业CAD技术应用为基础,生产管理为核心,使设计与管理初步实现一体化的集成应用系统。随着集成应用系统的建设发展和企业服务领域的拓展,逐步建立较为完整的以设计项目管理为主线的集成信息系统,支撑和提升设计管理、项目管理、运营管理等业务高效运作,实现国际水平的现代化公司的战略目标。◆◆

2. 战术层面:

◆提供决策所需信息以提高管理水平(及时、准确地收集、统计生产、经营、管理过程中产生的信息,为领导决策提供服务)

设计管理平台建设的一个重要的战略目标就是把优质的管理信息放在管理人员的手中,并以可用的形式展现。当然,“提高管理信息的水平”这一战略目标不仅仅依靠建立信息系统就能够实现,管理理念的转变同样起着至关重要的作用。

重组业务流程以提高管理水平(加强公司知识管理,主要提高知识的规范、积累和利用水平)

虽然目前对于业务核心主线流程已经做了一定的规划,但每个决策者都可能站在一个相对片面的角度尽可能全面地考虑问题,难免造成疏漏,特别是中间管理层,对企业可能没有战略性的、宏观的思维,决策的制定绝大部分依赖个人经验或者受限于部门的职能和利益。

信息系统项目为企业提供了一次去重新设计决策流程的机会,以强化跨组织、部门的功能配合,同时把这些流程一致部署到所有部门和地点。

利用流程自动化提高生产力(加强项目生产全过程动态监控和质量控制)

以往的生产、经营、办公流程依赖于人来推动,影响生产管理流程的操作效率,也影响了日常管理流程的效能;现在通过业务系统流程自动化能够实现提高生产效率的机会。

提高信息化项目之间的共享和贯通 (以实现信息资源高效地传送和共享为基础)

企业在进行信息化的过程中,首先要达到的的基本业务目标就是:信息的共享服务。因为信息的共享服务更能有效利用资源,提高信息一致性,满足部门间及项目管理的共同需求,以统一的形式服务和满足企业及全体员工。

该信息系统以软件为载体创新管理思想,实现企业自我学习、自我修炼,帮助企业实现:

•培养企业的文化,形成企业统一的价值观、思维模式和行为方式;

实现企业经验、知识的积累与沉淀,提高业务水平、工作效率和企业智商;

创造一个开放、学习型的企业组织和知识创新体系;

建立扁平化的快速反应组织模式,实现有效的沟通协作。


4. 应用情况

1. 生产项目管理模块

目前使用中的生产项目管理模块以项目策划、计划管理为核心。一方面通过与PW紧密结合,动态提取PW中相关执行数据,从而很好地做到计划和实际数据的实时比对,为管理者提供了及时的项目计划和执行信息;另一方面通过以人、计划和定额工日为三条数据主线,实现按科室、按人统计项目、主要里程碑、卷册的计划情况和完成情况,可以直观的了解出人员的负荷情况;同时可以按项目统计,各项目完成率,以及项目的执行情况明细等信息。

在子模块的划分上,生产项目管理模块主要包括了:项目空间、科室策划、项目变更等子功能模块。

项目空间:作为项目的工作平台,项目整个过程中各个角色的人员都可以在此完成本职工作。

例如:项目任务书下达给项目经理后,项目经理首先进行专业选择、各科室间工日分配。而后由系统自动根据项目经理所选的专业,发送给各专业所在的科室主任,由主任完成对主设人、主工的分配。

然后,系统会自动给选定的主设人和主工分配权限,他们可以在“项目空间”中,对于本专业继续进行专业内的策划,包括卷册信息的维护、制定卷册计划、确定卷册人员、提交卷册发布、提交卷册外委计划等工作。卷册计划一旦发布,卷册的相关主要信息将只有通过卷册的相关变更程序才能调整,以此来增强计划的严肃性,提高部门对生产进度的把控能力。

科室策划:子模块则提供给科室主任来进行工日的室内划分功能,主要针对某些存在多个专业的科室。

项目变更:由于在整个生产项目管理模块中,相对于传统管理方式,系统都加强了对于信息的控制,所以为了适应日常的实际情况,系统提供了全面的“项目变更”管理模块,包括卷册变更、项目组成员变更、项目经理变更、项目名称变更等方面。

2. 经营管理模块:

针对经营管理模块主要包括:客户信息管理、项目信息管理、合同管理、项目跟踪管理、招投标管理、供方管理、收付款管理、经营报表管理等子模块。

目前客户信息已经全部进入系统,合同信息也已经全部进入,已经能够为经营人员提供从项目前期—信息录入—任务下达—合同管理等一系列管理操作带来便利;

客户信息管理:提供经营人员对客户基本信息的维护,包括客户的常用信息、联系人、联系事物、合同合作记录、项目合作记录、满意度等。所有的经营活动都以客户为前提,所以客户信息管理是整个经营管理的开始。在系统中,后续的合同和项目信息都需要与客户信息建立直接的关联关系,便于进行数据的分析和挖掘处理。

项目信息管理:给市场开发室人员提供项目信息维护、任务单下达等功能。任务单下达成功后,即进入生产项目管理。

合同管理:市场开发人员可以在此模块中录入合同相关信息,并将合同与客户进行关联。并且可以对合同进行分割,将合同额按照不同阶段和不同的协作部门进行分配

收付费管理:提供了项目合同计划和实际收付费的录入,修改,删除等维护工作;并提供收款分割功能,将收款额分解到各个部门中。

通过上述主要四个子模块的管理,我们将经营中主要数据进行了关联,最终可以以客户、合同、项目等三个维度,查看合同额、剩余合同额、收费等情况。

3. 综合办公

综合办公主要包括:消息管理、用餐管理、用车管理、邮寄管理、会议室管理、考勤管理、企业黄页管理等子功能模块。

通过这些模块的建设,已经为发电工程事业部的日常管理提供了便捷,并提供了整个发电设计管理平台的系统门户,方便部门发布日常的新闻、通知等。其中考勤管理模块已与2011年11月开始正式使用,目前每天都有400多条考勤记录,相关管理人员也可直接在系统中生成出上报人力资源部的报表。

4. 领导查询:

由于系统中信息繁多、复杂,所以领导查询模块为各级领导提供了统一的查询入口,方便领导对系统中的数据进行查阅,以此来掌握整个发电工程事业部的运行情况。系统将所有信息分为了生产信息、经营信息、日常管理三大类。

5. 个人中心:

个人中心是提供给每位员工的个人工作平台。在个人中心中,员工可以看到自己所需要完成的任务;查看来自系统或其他人的消息、通知、提醒等信息;并且每日填写工时卡片等事项也在此完成。

6. 科标业项目、三标、人力:

科标业项目模块提供了对科研项目的管理,主要包括科研项目的信息维护、日常进度上报、工日分配等功能。

三标管理模块中,公布了每年的三标管理目标,并对全年的三标内容如质量会议、纠正预防等情况进行维护。

人力资源模块提供了系统所必需的人员基本信息管理功能。


5. 实施体会

结合发电工程事业部设计管理平台的开发、试用、推广工作,总结以下几点实施体会:

1. 提高认识,转变观念

思想观念的转变直接决定推广工作的进度和成效,抓好思想观念转变工作是项目推广工作的关键。只有使用人员提高认识、转变观念、学习使用、参与建设,逐步达到“理解流程、接受变化、熟悉系统、熟练操作”的效果,平台才能顺利快速推广。

2. 加强领导,明确责任

领导亲自参与是平台推广工作取得实效的根本保障。设计管理平台建设是一项全局性的系统工程,是“一把手”工程。只有各级“一把手”加强领导,层层分解落实责任,才能确保推广工作有效实施。

3. 科学安排,周密实施

平台的推广工作总是多线推进,头绪纷繁,科学的推广计划是确保项目顺利实施的核心内容。制定实施计划时,一要科学合理,确保计划在现有人力资源和时间要求下是可行的;二要细致完整,细化到部门、人员、工程,并注意相互衔接整合;三要重点突出,抓住数据收集、流程运行等重点工作和关键环节,采取有力措施,提高信息管理平台建设质量。

4. 充分沟通,把握细节

平台的需求调研以及系统设计工作是一个复杂的细致活。在每个模块调研中,通过与最终使用者进行充分的沟通,确保了软件开发人员与最终使用者双方的理解和期望达到最终一致,避免出现系统开发完成后得不到使用人员认可的局面;

另外在系统设计阶段,要本着细节决定成败的观点,充分从使用人员角度考虑,关注细节,提高系统的易用性和人性化设计,避免了系统上线后存在和实际作业习惯不符、系统易用性差等问题,进而使系统能顺利快速的实施。

5. 紧密合作,实现双赢

发电工程事业部与金慧公司双方本着紧密合作、实现双赢的原则,在系统建设、推广期间,双方建立了良好的互信关系、建立了有效的沟通机制,针对复杂的管理与技术问题,双方能够抱着解决问题的态度加强沟通、互让原则进行处理。

例如针对大量历史数据的导入处理,面临数据量大、数据关系复杂的现况,并且导入新系统需要重新组合数据间的逻辑关系,工作量浩大,双方都面临巨大的困难。最终通过双方技术和业务人员的紧密配合,加班加点,最终很好地完成了此项任务,保护了重要的历史数据,使其重新发挥重要价值。